Datenübernahme aus Ihrem Altsystem
So kommen Kunden, Objekte, Anlagen, Verträge und Historie aus Ihrer bisherigen Software in werkkern: Export, Zuordnung mit Vorschlag, Prüfung je Zeile, Probelauf in einer Testumgebung, Übernahme und Rücknahme innerhalb der Frist.
Die größte Hürde beim Wechsel der Handwerkersoftware ist nicht die neue Lösung, sondern die alte: Wie kommen Kunden, Objekte, Anlagen, Verträge und die Historie heraus, und zwar mit ihren Verknüpfungen? Eine Übernahme ohne Verknüpfungen ist fachlich wertlos. werkkern macht die Datenübernahme deshalb zu einem eigenen, prüfbaren Ablauf.
Der Ablauf
- Export aus dem Altsystem: Excel oder CSV je Bereich, dazu DATEV-Stammdaten. Was Ihr Programm anbietet, klären wir vorab.
- Hochladen und Erkennen: werkkern erkennt Trennzeichen, Zeichensatz, Kopfzeile, Datumsformat und Dezimaltrennzeichen.
- Zuordnen: Spalten werden den Feldern in werkkern zugeordnet, mit Vorschlag und festen Werten. Zuordnungen lassen sich als Profil speichern.
- Prüfen: Jede Zeile wird vor der Übernahme geprüft: Pflichtfelder, Formate, Dubletten, Verweise auf Kunden und Objekte.
- Probelauf: Die Übernahme läuft zuerst in eine Testumgebung. Sie sehen Ihre Daten in werkkern, bevor sie im echten Bestand landen.
- Freigabe und Übernahme: Nach Ihrer Freigabe übernimmt werkkern die Daten in den Bestand.
- Rücknahme: Innerhalb der vereinbarten Frist, einstellbar bis 90 Tage, lässt sich die Übernahme vollständig zurücknehmen.
Was mitkommt
| Bereich | Übernahme |
|---|---|
| Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner | ja, mit Nummern |
| Objekte und Anlagen | ja, mit Verknüpfung Kunde, Objekt, Anlage |
| Wartungsverträge | ja, mit Intervallen und nächster Fälligkeit |
| Anlagenhistorie und Protokolle | ja, als Historie an der Anlage, Protokolle als Dokument |
| Aufträge | ja, als Stammdaten mit Bezug |
| Altbelege | ja, unverändert im Archiv |
| Offene Posten | als Stand zum Stichtag |
| Artikel | besser neu per DATANORM vom Großhändler |
Vorlagen für verbreitete Programme
Für Exporte aus TAIFUN, smarthandwerk, Label, Streit und pds gibt es Vorlagen mit vorbereiteter Zuordnung, dazu DATEV-Stammdaten im Format EXTF. Alle anderen Programme übernehmen Sie über Excel oder CSV mit eigener Zuordnung. Die genannten Namen sind Marken ihrer Inhaber; werkkern ist mit diesen Anbietern nicht verbunden, die Vorlagen beruhen auf deren üblichen Exportformaten.
Vor der Kündigung des Altsystems
Kündigen Sie erst, wenn der Probelauf stimmt, und sichern Sie den Zugriff auf die steuerrelevanten Daten des Altsystems für die Aufbewahrungsfrist. Die Reihenfolge im Detail steht in der Checkliste zum Softwarewechsel.
Kosten
Die Einrichtung mit Datenübernahme ist ein einmaliges Paket nach Umfang; die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.
Fragen und Antworten
Aus welchen Programmen kann ich Daten übernehmen?
Aus jedem Programm, das Excel oder CSV exportiert, dazu DATEV-Stammdaten. Für verbreitete Branchenprogramme gibt es Vorlagen mit vorbereiteter Zuordnung.
Was passiert, wenn bei der Übernahme etwas schiefgeht?
Jede Übernahme läuft zuerst in eine Testumgebung. Nach der Übernahme in den echten Bestand lässt sie sich innerhalb der vereinbarten Frist vollständig zurücknehmen.
Werden alte Rechnungen übernommen?
Ja, als Altbelege im Archiv mit Nummer, Datum und Betrag, sichtbar in der Historie von Kunde und Auftrag. Neu gebucht werden sie nicht.
Bereit für den Wechsel?
Testen Sie werkkern 14 Tage mit Ihren eigenen Daten oder lassen Sie sich in 30 Minuten zeigen, wie Ihr Betrieb damit läuft.