Ein Softwarewechsel scheitert selten an der neuen Lösung. Er scheitert daran, dass niemand weiß, welche Daten wie aus dem Altsystem herauskommen, und dass Verknüpfungen verloren gehen: Kunden ohne Objekte, Anlagen ohne Historie, Verträge ohne Fälligkeiten. Diese Checkliste ordnet die Schritte so, dass Sie erst kündigen, wenn die Übernahme nachweislich funktioniert.
Was mitkommen sollte und was nicht
| Daten | Mitnehmen | Hinweis |
|---|---|---|
| Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner | ja | mit Kundennummern, damit offene Posten passen |
| Objekte und Anlagen | ja | mit Verknüpfung Kunde, Objekt, Anlage |
| Wartungsverträge und Intervalle | ja | mit nächster Fälligkeit, sonst gehen Termine verloren |
| Anlagenhistorie und Protokolle | ja | Protokolle mindestens als PDF am richtigen Gerät |
| Offene Posten | ja | als Stand zum Stichtag, abgestimmt mit der Buchhaltung |
| Altbelege (Rechnungen, Angebote) | als Archiv | unverändert, mit Nummer und Datum suchbar |
| Artikelstamm | meist nein | aktuelle DATANORM-Daten vom Großhändler sind besser als alte Preise |
| Textbausteine, Leistungsverzeichnisse | prüfen | oft lohnt eine Bereinigung |
| Buchungsjournal | nein | bleibt im Altsystem oder beim Steuerbüro, Zugriff sichern |
Ihre Rechte beim Wechsel
Seit dem 12. September 2025 gilt der EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854). Er verpflichtet Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, also auch von Cloud-Software, den Wechsel zu einem anderen Anbieter zu ermöglichen. Die Kündigungsfrist für den Wechsel darf höchstens zwei Monate betragen, die Übergangszeit für die Übertragung grundsätzlich 30 Tage, und exportierbare Daten sind in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitzustellen. Gebühren für den Wechsel dürfen bis zum 12. Januar 2027 höchstens die Kosten decken und entfallen danach ganz.
Für personenbezogene Daten Ihrer Kunden gibt es zusätzlich das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, das aber nur für die betroffene Person selbst gilt. Für Ihre Geschäftsdaten zählt der Vertrag: Lesen Sie, was zur Datenherausgabe bei Vertragsende geregelt ist.
Was die GoBD für das Altsystem verlangen
Die Finanzverwaltung darf während der Aufbewahrungsfristen auf steuerrelevante Daten zugreifen, unmittelbar, mittelbar oder per Datenträger (Paragraf 147 Abs. 6 AO). Der Wechsel ändert daran nichts. Sie brauchen also für bis zu zehn Jahre entweder einen vollständigen, auswertbaren Export mit Beschreibung oder einen Lesezugang zum Altsystem. Klären Sie das, bevor der Vertrag endet. Mehr im Artikel GoBD im Handwerksbetrieb.
Die Reihenfolge
- Vertrag lesen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Datenherausgabe, Lesezugang nach Vertragsende.
- Bestand zählen: Wie viele Kunden, Objekte, Anlagen, Verträge, offene Rechnungen? Diese Zahlen sind später der Maßstab.
- Export ziehen: alle verfügbaren Exporte, auch wenn sie unhandlich sind. Bei lokalen Programmen zusätzlich eine Datensicherung.
- Probelauf: Import in eine Testumgebung des neuen Systems, Fehlerliste je Zeile, Stichproben über die ganze Kette Kunde, Objekt, Anlage, Vertrag, Historie.
- Abweichungen klären: fehlende Pflichtfelder, doppelte Kunden, falsche Zuordnungen. Lieber im Altsystem bereinigen und erneut exportieren.
- Stichtag festlegen: Rechnungen im Altsystem abschließen, offene Posten zum Stichtag übergeben, Nummernkreise im neuen System fortsetzen.
- Kündigen: erst jetzt, mit Bestätigung der Datenherausgabe und des Lesezugangs.
- Parallelbetrieb: zwei bis vier Wochen mit Lesezugriff auf das Altsystem für Rückfragen.
- Abnahme: Bestand im neuen System gegen die gezählten Zahlen prüfen und dokumentieren.
Warum Belege nach dem Import fehlen
Der häufigste Befund im Probelauf: Datensätze sind da, aber Verknüpfungen fehlen. Ursachen sind Exporte, die Beziehungen nur als Text enthalten ("Objekt: Musterstraße 1"), unterschiedliche Schreibweisen, oder Anlagen, die im Altsystem an Aufträgen statt an Objekten hingen. Eine Übernahme ohne Verknüpfungen ist fachlich wertlos. Prüfen Sie deshalb nicht nur Anzahlen, sondern Ketten: zehn zufällige Anlagen mit Kunde, Objekt, letztem Protokoll und nächster Fälligkeit.
In werkkern
werkkern übernimmt Excel, CSV und DATEV-Stammdaten mit Vorlagen für verbreitete Branchenprogramme, schlägt Zuordnungen vor, prüft jede Zeile vor dem Import, spielt alles zuerst in eine Testumgebung und lässt eine Übernahme innerhalb der Frist vollständig zurücknehmen. Altbelege landen unverändert im Archiv und erscheinen in der Historie von Kunde und Auftrag. So läuft es im Detail: Datenübernahme.
Fragen und Antworten
Muss mein bisheriger Anbieter meine Daten herausgeben?
Bei Cloud-Software verpflichtet der EU Data Act seit dem 12. September 2025 Anbieter, den Wechsel zu ermöglichen und exportierbare Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereitzustellen. Bei lokal installierter Software liegen die Daten ohnehin bei Ihnen; oft fehlt aber ein brauchbarer Export.
Wie lange muss ich das alte Programm behalten?
Solange die Aufbewahrungsfristen laufen, also bis zu zehn Jahre, muss die Finanzverwaltung auf die steuerrelevanten Daten zugreifen können. Das geht über einen vollständigen, auswertbaren Export oder einen Lesezugang zum Altsystem.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Ein Monats- oder Quartalsbeginn mit abgeschlossenen Rechnungen, idealerweise der Jahreswechsel. Wichtig ist ein Probelauf mit echten Daten vor der Kündigung.
Quellen
- Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Kapitel VI: Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten
- Paragraf 147 AO, Aufbewahrung und Datenzugriff
- Art. 20 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit
Fachinformation mit Stand des Artikels, keine Rechts- oder Steuerberatung.