Abschlagsrechnung nach VOB und BGB: der Fehler beim Sicherheitseinbehalt

Abschlagsrechnungen halten die Liquidität eines Handwerksbetriebs zusammen. Ein großer Teil der Streitigkeiten entsteht aber nicht über die Leistung, sondern über die Rechnung: falsch kumuliert, Einbehalt doppelt abgezogen, Umsatzsteuer an der falschen Stelle. Dieser Artikel zeigt die Regeln und ein Rechenbeispiel.

Anspruch auf Abschläge

Nach BGB kann der Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen (Paragraf 632a Abs. 1 BGB). Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Wegen unwesentlicher Mängel darf der Besteller den Abschlag nicht verweigern, aber einen angemessenen Teil zurückhalten.

Nach VOB/B sind Abschläge in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen einschließlich des ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags zu gewähren, auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen (Paragraf 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B). Fällig sind sie 21 Tage nach Zugang der Aufstellung (Paragraf 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).

Beim Verbraucherbauvertrag dürfen die Abschläge zusammen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen nicht übersteigen, und der Verbraucher erhält bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent für die rechtzeitige Herstellung ohne wesentliche Mängel (Paragraf 650m Abs. 1 und 2 BGB).

Kumuliert abrechnen

Bewährt hat sich die kumulierte Abschlagsrechnung: Jede Rechnung weist den gesamten Leistungsstand bis heute aus und zieht die bisher gezahlten Beträge ab. So korrigieren sich Fehler früherer Abschläge von selbst, und die Schlussrechnung ergibt sich aus dem letzten Stand.

Der Sicherheitseinbehalt nach Paragraf 17 VOB/B

Einen Einbehalt darf der Auftraggeber nur abziehen, wenn eine Sicherheitsleistung vereinbart ist (Paragraf 17 Abs. 1 VOB/B). Typisch sind 5 Prozent als Sicherheit für Mängelansprüche, teils zusätzlich eine Vertragserfüllungssicherheit. Die Regeln für den Bareinbehalt:

• Je Zahlung höchstens 10 Prozent einbehalten, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist (Paragraf 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B).
• Den einbehaltenen Betrag muss der Auftraggeber dem Auftragnehmer mitteilen und binnen 18 Werktagen nach dieser Mitteilung auf ein Sperrkonto einzahlen, über das beide nur gemeinsam verfügen. Zahlt er nicht ein, kann der Auftragnehmer eine Nachfrist setzen; verstreicht sie, darf er die sofortige Auszahlung verlangen und braucht keine Sicherheit mehr zu leisten (Paragraf 17 Abs. 6 Nr. 3 VOB/B). Öffentliche Auftraggeber dürfen den Betrag auf ein eigenes Verwahrgeldkonto nehmen.
• Der Auftragnehmer darf den Einbehalt durch eine Bürgschaft ersetzen (Paragraf 17 Abs. 3 VOB/B).
• Eine Sicherheit für Mängelansprüche ist nach zwei Jahren zurückzugeben, wenn nichts anderes vereinbart ist; soweit Ansprüche noch nicht erfüllt sind, darf ein entsprechender Teil zurückbehalten werden (Paragraf 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B).

In Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftraggebers ist ein Bareinbehalt nach ständiger Rechtsprechung des BGH nur wirksam, wenn der Auftragnehmer ihn durch eine angemessene Sicherheit wie eine selbstschuldnerische Bürgschaft ablösen kann. Lassen Sie solche Klauseln im Zweifel prüfen.

Rechenbeispiel und der häufigste Fehler

Auftrag nach VOB/B, 5 Prozent Sicherheitseinbehalt vereinbart, Umsatzsteuer 19 Prozent.

Der Fehler: In der zweiten Rechnung werden die bisherigen Abschläge mit dem Rechnungsbetrag (47.600 Euro) statt mit dem gezahlten Betrag (45.220 Euro) abgezogen. Dann ergibt sich 83.300 − 4.165 − 47.600 = 31.535 Euro. Der erste Einbehalt ist damit zweimal abgezogen; dem Betrieb fehlen 2.380 Euro bis zur Schlussrechnung, oft unbemerkt. Umgekehrt passiert der Fehler auch beim Auftraggeber, der den Einbehalt je Rechnung auf den neuen Teilbetrag rechnet und den alten Einbehalt noch einmal abzieht.

Umsatzsteuer

Abschläge vor der Abnahme sind umsatzsteuerlich Anzahlungen. Die Steuer entsteht mit der Vereinnahmung (Paragraf 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG), also auf den tatsächlich gezahlten Betrag. Mit der Abnahme ist die Leistung ausgeführt, und die Steuer entsteht auf das gesamte Entgelt, auch auf den einbehaltenen Teil. Kann der Unternehmer den Einbehalt über Jahre nicht vereinnahmen und hätte er ihn nicht durch eine Bürgschaft ablösen können, darf er die Steuer nach der Rechtsprechung des BFH berichtigen (Urteil vom 24. Oktober 2013, V R 31/12).

In der Schlussrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (Paragraf 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Fehlt diese Absetzung, schuldet der Unternehmer die ausgewiesene Steuer doppelt.

Bei Bauleistungen an andere Bauleistende gilt Paragraf 13b UStG: Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; der Einbehalt rechnet sich dann vom Nettobetrag. Ob zusätzlich die Bauabzugsteuer greift, steht im Artikel Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung.

E-Rechnung

Ab 2027 gehen Abschlags- und Schlussrechnungen an Unternehmen als E-Rechnung. XRechnung kennt dafür eigene Rechnungsarten: 875 für die Abschlagsrechnung im Bau, 876 für die Teilschlussrechnung und 877 für die Schlussrechnung. Details im Artikel E-Rechnung 2025 bis 2028.

In werkkern

werkkern rechnet Abschläge kumuliert, zieht die gezahlten Beträge ab, führt Einbehalte je Auftrag mit Sperrkonto, Ablösung durch Bürgschaft und Rückgabetermin und erstellt die Schlussrechnung mit allen abgesetzten Teilentgelten. Die Zahlungsfristen nach VOB/B berechnet der Fristenrechner.