E-Rechnung 2025 bis 2028: wer ab wann ausstellen muss

Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Grundlage ist Paragraf 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln stehen in Paragraf 27 Abs. 38 UStG.

Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis heißt das:

• XRechnung: das deutsche Format der KoSIT, als UBL oder CII. Öffentliche Auftraggeber verlangen es in der Regel.
• ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Zulässig sind die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG, nicht aber MINIMUM und BASIC WL; diesen beiden fehlen Pflichtangaben.
• Andere Formate wie EDI, wenn beide Seiten es vereinbart haben und sich die Angaben verlustfrei in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Bis Ende 2027 genügt bei EDI die Zustimmung des Empfängers.

Ein PDF per E-Mail, eine eingescannte Rechnung oder ein Foto sind sonstige Rechnungen. Sie bleiben in den Übergangsjahren erlaubt, aber nicht mehr dauerhaft.

Die Fristen im Überblick

Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 2027 zählt der Umsatz 2026. Im Handwerk liegt diese Grenze niedriger, als viele denken: Bei rund 150.000 bis 160.000 Euro Umsatz je Beschäftigtem im SHK- und Elektrohandwerk erreichen schon Betriebe mit fünf bis sechs Personen die Grenze. Im Garten- und Landschaftsbau liegt sie eher bei zehn Personen. Mit dem E-Rechnungs-Check sehen Sie, welche Stufe für Sie gilt.

Ausnahmen

Keine E-Rechnung brauchen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (Paragraf 33 UStDV),
• Fahrausweise,
• Rechnungen an Verbraucher und an Empfänger im Ausland,
• Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie. Mehr dazu im Artikel Kleinunternehmer und ELSTER.

Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ebenfalls ausgenommen; für Handwerksbetriebe spielt das selten eine Rolle.

Was sich für Handwerksbetriebe konkret ändert

Abschlags- und Schlussrechnungen. Auch sie sind E-Rechnungen. XRechnung kennt eigene Rechnungsarten für die Bauabrechnung: 875 (Abschlagsrechnung im Bau), 876 (Teilschlussrechnung) und 877 (Schlussrechnung im Bau), dazu 326 (Teilrechnung). Die Schlussrechnung muss die geleisteten Abschläge mit Umsatzsteuer ausweisen. Wie das sauber gerechnet wird, steht im Artikel Abschlagsrechnung und Sicherheitseinbehalt.

Öffentliche Auftraggeber. Für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen gilt die E-Rechnung schon länger. Sie brauchen die Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz (BT-10), sonst weist der Empfänger die Rechnung ab. Die Prüfregel heißt BR-DE-15.

Paragraf 13b UStG. Bei Bauleistungen an andere Bauleistende schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer. In der E-Rechnung steht dafür die Steuerkategorie AE mit einem Steuerbetrag von null und dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Eingangsrechnungen. Großhändler und Lieferanten stellen schon heute um. Wer XML-Dateien ausdruckt und abtippt, verliert den Vorteil und erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht: Aufzubewahren ist die XML-Datei, nicht der Ausdruck.

Aufbewahrung: die XML-Datei ist das Original

Bei der E-Rechnung ist der strukturierte Teil das Original. Er muss unverändert, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre statt zehn (Paragraf 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV). Ein PDF-Ausdruck im Ordner genügt nicht. Was die GoBD dafür verlangen, erklärt der Artikel GoBD im Handwerksbetrieb.

Checkliste für die nächsten Monate

1. Empfang klären: ein eigenes Rechnungspostfach oder eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD liest und prüft.
2. Umsatz 2026 schätzen: Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab 2027.
3. Stammdaten vervollständigen: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail. Ohne diese Angaben scheitert die XRechnung an BR-DE-2 und BR-DE-16.
4. Leitweg-IDs erfassen für alle öffentlichen Auftraggeber.
5. Rechnungsarten prüfen: Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen mit den richtigen Codes.
6. Validieren: jede ausgehende Rechnung vor dem Versand gegen EN 16931 prüfen, am besten automatisch.
7. Steuerbüro einbinden: Wie kommen die Belege dorthin, als DATEV-Belegbild mit Rechnungsdaten oder als Export?

Wie werkkern das löst

werkkern erstellt XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD im Profil EN 16931, prüft jede Rechnung vor dem Festschreiben mit dem KoSIT-Validator und archiviert XML und Prüfbericht unveränderbar. Eingangsrechnungen kommen über ein eigenes Postfach und werden gelesen, geprüft und dem Auftrag zugeordnet. Die Funktionen im Detail: E-Rechnung.