Viele Handwerksbetriebe starten klein: ein Meister, ein Geselle, ein Transporter. Für sie ist die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG interessant. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat sie sich zum 1. Januar 2025 grundlegend geändert.
Die Grenzen seit 2025
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz
- im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
- im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
Die zweite Grenze ist eine harte Grenze: Sobald sie im laufenden Jahr überschritten wird, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung, nicht erst im Folgejahr. Wer zum Jahresbeginn mit einem großen Auftrag rechnet, sollte das vor der Rechnung klären.
Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seit 2025 steuerfrei. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, und Vorsteuer aus Eingangsrechnungen kann nicht abgezogen werden. Für Handwerksbetriebe mit viel Material und Werkzeug ist das ein Nachteil: Die Umsatzsteuer auf den Einkauf bleibt Kosten. Wer auf die Regelung verzichtet, ist an den Verzicht fünf Jahre gebunden (Paragraf 19 Abs. 3 UStG).
Rechnungen
Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen vereinfacht sein (Paragraf 34a UStDV). Sie enthalten mindestens
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt,
- einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, etwa "Steuerbefreiung nach Paragraf 19 UStG".
Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldet er sie nach Paragraf 14c UStG.
E-Rechnung
Kleinunternehmer sind beim Ausstellen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen; sie dürfen auch nach 2027 Papier- und PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie alle Unternehmen, und sie müssen die XML-Dateien aufbewahren. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung 2025 bis 2028.
Erklärungen über ELSTER
- Umsatzsteuer: Kleinunternehmer geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist nach der Neuregelung grundsätzlich nur noch auf Aufforderung des Finanzamts abzugeben.
- Einkommensteuer: Der Gewinn wird meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Paragraf 4 Abs. 3 EStG ermittelt. Die Anlage EÜR ist elektronisch nach amtlichem Datensatz zu übermitteln (Paragraf 60 Abs. 4 EStDV), ebenso die Einkommensteuererklärung bei Gewinneinkünften.
- Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag (Paragraf 11 GewStG). Die Gewerbesteuererklärung wird ebenfalls elektronisch abgegeben.
Ohne Steuerberatung endet die Frist für die Erklärungen eines Jahres am 31. Juli des Folgejahres. Übermittelt wird über das Portal Mein ELSTER oder aus einer Software, die die Schnittstelle der Finanzverwaltung (ERiC) nutzt; dafür braucht es ein ELSTER-Zertifikat.
Was Sie trotzdem aufzeichnen müssen
Auch ohne Umsatzsteuer gelten die Aufzeichnungspflichten: Einnahmen und Ausgaben einzeln und zeitnah, Belege geordnet und unveränderbar, bei Barverkäufen ein Kassenbuch. Die Grundsätze dafür stehen im Artikel GoBD im Handwerksbetrieb.
Wann sich der Wechsel lohnt
Bei wachsendem Umsatz, Kunden, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, oder größeren Investitionen ist die Regelbesteuerung oft günstiger. Für Geschäftskunden ist Ihre Umsatzsteuer ohnehin ein durchlaufender Posten, für Sie ist die Vorsteuer auf Fahrzeug, Werkzeug und Material bares Geld.
In werkkern
Für kleine Betriebe bietet werkkern das Modul Belege und Steuern: Belegerfassung mit Texterkennung, Kassenbuch, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung bei Regelbesteuerung und Übermittlung über ELSTER, ohne DATEV und ohne Pflicht zum Steuerbüro. Welche Module ein kleiner Betrieb braucht und was das kostet, zeigt der Preisrechner.
Fragen und Antworten
Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr mehr als 100.000 Euro Umsatz mache?
Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, gilt die Regelbesteuerung. Dieser und alle folgenden Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig; frühere Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Empfangen müssen alle Unternehmen seit 2025. Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Brauche ich als Kleinunternehmer einen Steuerberater?
Nein, eine Pflicht gibt es nicht. Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Steuererklärungen lassen sich über ELSTER selbst übermitteln. Bei Personal, Investitionen oder Wachstum über die Grenzen lohnt sich Beratung oft.
Quellen
- Paragraf 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
- Paragraf 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern
- Paragraf 4 Abs. 3 EStG, Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Paragraf 60 Abs. 4 EStDV, Übermittlung der Anlage EÜR
- Paragraf 11 GewStG, Freibetrag
- Jahressteuergesetz 2024, Neuregelung der Kleinunternehmerbesteuerung
Fachinformation mit Stand des Artikels, keine Rechts- oder Steuerberatung.