Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, seitdem mehrfach angepasst. Sie beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch zu führen und aufzubewahren sind. Für Handwerksbetriebe ist die häufigste Frage, ob Cloud-Software "GoBD-konform" ist. Die ehrliche Antwort: Software kann GoBD-konform unterstützen, ordnungsmäßig wird die Buchführung erst durch den Ablauf im Betrieb.
Die Grundsätze in einem Satz je Punkt
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln aufgezeichnet, auch die bar bezahlte Reparatur.
- Richtigkeit: Belege und Buchungen stimmen mit den Tatsachen überein.
- Zeitgerechte Erfassung: Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich, unbare Vorgänge laut GoBD unbedenklich innerhalb von zehn Tagen.
- Ordnung: Belege sind systematisch abgelegt und auffindbar.
- Unveränderbarkeit: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Paragraf 146 Abs. 4 AO).
Unveränderbarkeit ist der Kern
Die meisten Probleme im Handwerk entstehen bei der Unveränderbarkeit. Eine Rechnung, die in einer Textverarbeitung geschrieben und danach überschrieben wird, ist nicht mehr nachweisbar. Eine Kasse in einer Tabellenkalkulation lässt sich jederzeit ändern. Ordnungsmäßig ist eine Lösung, wenn
- festgeschriebene Rechnungen nicht mehr geändert, sondern nur storniert und neu erstellt werden können,
- jede Änderung an steuerrelevanten Daten protokolliert wird, mit altem und neuem Stand, Zeit und Person,
- Rechnungsnummern lückenlos und eindeutig vergeben werden,
- der Monat nach der Buchung festgeschrieben wird.
Aufbewahrungsfristen
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | Paragraf 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | 8 Jahre (seit 2025) | Paragraf 147 Abs. 3 AO in der Fassung des BEG IV |
| Empfangene Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten | 6 Jahre | Paragraf 147 Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die kürzere Frist von acht Jahren gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war; viele Quellen nennen noch pauschal zehn Jahre. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das aufzubewahrende Original; mehr dazu im Artikel E-Rechnung 2025 bis 2028.
Cloud oder lokal
Der Speicherort ist geregelt, aber selten das Problem:
- Elektronische Bücher sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (Paragraf 146 Abs. 2 AO).
- In anderen Mitgliedstaaten der EU ist das ohne Antrag zulässig, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung gewährleistet ist (Paragraf 146 Abs. 2a AO).
- Für Orte außerhalb der EU braucht es eine Bewilligung auf Antrag (Paragraf 146 Abs. 2b AO).
Eine lokale Installation ist also nicht ordnungsmäßiger als eine Cloud. Entscheidend ist, ob die Software Unveränderbarkeit, Protokoll und Export für den Datenzugriff liefert und ob Sicherungen existieren. Bei lokalen Installationen fehlt in der Praxis häufiger die geprüfte Datensicherung.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung hat nach Paragraf 147 Abs. 6 AO drei Arten des Zugriffs:
- Z1, unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer arbeitet mit Lesezugriff im System.
- Z2, mittelbarer Zugriff: Der Betrieb wertet die Daten nach Vorgaben des Prüfers aus.
- Z3, Datenträgerüberlassung: Die Daten gehen in einem maschinell auswertbaren Format an den Prüfer, üblich mit Beschreibungsstandard.
Ein Wechsel der Software entbindet nicht davon: Die Daten des Altsystems müssen über die volle Frist auswertbar bleiben. Was das beim Wechsel bedeutet, steht im Artikel Softwarewechsel im Handwerk.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und gefunden werden. Sie besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Für einen Betrieb mit 15 Personen genügen oft zehn bis zwanzig Seiten, wenn sie den tatsächlichen Ablauf zeigen: Wer schreibt Rechnungen, wie kommen Eingangsrechnungen ins System, wer scannt was, wie werden Kasse und Bank abgestimmt, wann wird festgeschrieben. Ein Muster ohne Bezug zum Betrieb hilft im Ernstfall nicht.
Ersetzendes Scannen
Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn der Scanvorgang in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist, das Bild vollständig und lesbar ist und unveränderbar abgelegt wird. Ausgenommen sind Belege, deren Original aus anderen Gründen nötig ist, etwa notarielle Urkunden.
In werkkern
werkkern schreibt Rechnungen fest und vergibt Nummern lückenlos, protokolliert jede Änderung an steuerrelevanten Daten, führt ein Journal mit Hashkette und Monatsfestschreibung, archiviert Belege mit Aufbewahrungsfristen und Legal Hold, erzeugt die Verfahrensdokumentation aus Systemtexten und Ihren Angaben und exportiert für den Prüfer nach Paragraf 147 Abs. 6 AO. Die Server stehen in Deutschland. Mehr unter Buchhaltung und DATEV.
Fragen und Antworten
Darf ich meine Buchhaltung in der Cloud führen?
Ja. Elektronische Bücher dürfen im Inland und in anderen Mitgliedstaaten der EU geführt und aufbewahrt werden, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung gewährleistet ist. Für Speicherorte außerhalb der EU ist ein Antrag nötig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege und seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren. Bücher, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation zehn Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre.
Brauche ich als kleiner Betrieb eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die GoBD verlangen sie unabhängig von der Betriebsgröße. Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität; für kleine Betriebe genügen wenige Seiten, wenn sie den tatsächlichen Ablauf beschreiben.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 28. November 2019: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), mit späteren Änderungen
- Paragraf 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- Paragraf 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV): Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege 8 Jahre
Fachinformation mit Stand des Artikels, keine Rechts- oder Steuerberatung.