MiLoG im Bau: Arbeitszeit aufzeichnen in 7 Tagen, aufbewahren 2 Jahre

Der Zoll prüft im Baugewerbe regelmäßig, und die Finanzkontrolle Schwarzarbeit fragt dabei zuerst nach den Arbeitszeitaufzeichnungen. Wer sie nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld, auch wenn alle Löhne korrekt gezahlt wurden. Die Regeln stehen in Paragraf 17 MiLoG.

Wer aufzeichnen muss

Die Pflicht trifft Arbeitgeber, die

• geringfügig Beschäftigte (Minijobs) beschäftigen, außer in Privathaushalten, oder
• Arbeitnehmer in einem der Wirtschaftsbereiche des Paragraf 2a SchwarzArbG beschäftigen, darunter das Baugewerbe, das Gaststättengewerbe, die Gebäudereinigung, die Forstwirtschaft, Spedition und Logistik, der Messebau und das Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Zum Baugewerbe zählen nicht nur Hochbau und Tiefbau, sondern auch Ausbaugewerke wie SHK, Elektro, Maler, Dachdecker oder Garten- und Landschaftsbau, wenn der Betrieb überwiegend Bauleistungen erbringt.

Was und bis wann

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages (Paragraf 17 Abs. 1 MiLoG). Für Arbeit am Montag ist das der Montag der Folgewoche. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem sie zu erstellen waren.

Die Unterlagen müssen im Inland für die gesamte Dauer der Beschäftigung, höchstens zwei Jahre, bereitgehalten werden; auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung (Paragraf 17 Abs. 2 MiLoG). Die Pausen müssen nicht einzeln aufgezeichnet werden, die Dauer der Arbeitszeit aber ohne Pausen.

Erleichterungen gibt es nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung: Für Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt oberhalb der dort genannten Schwellen und für enge Familienangehörige des Arbeitgebers entfällt die Aufzeichnungspflicht. Für ausschließlich mobile Tätigkeiten ohne Vorgaben zur konkreten Lage der Arbeitszeit genügt die Dauer.

Weitere Pflichten im Baugewerbe

• Ausweis mitführen: Beschäftigte müssen Personalausweis oder Pass mitführen und auf Verlangen vorlegen (Paragraf 2a SchwarzArbG); der Arbeitgeber muss sie schriftlich darauf hinweisen und den Hinweis aufbewahren.
• Sofortmeldung: Beginn einer Beschäftigung ist spätestens am ersten Arbeitstag an die Rentenversicherung zu melden (Paragraf 28a Abs. 4 SGB IV).
• Branchenmindestlöhne und Sozialkassenbeiträge, etwa zur SOKA-BAU, gelten zusätzlich, wenn der Betrieb unter einen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag fällt.

Mindestlohn

Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz können höher sein; maßgeblich ist der jeweils höhere Betrag. Für Beschäftigte von Nachunternehmern haftet der Hauptunternehmer wie ein Bürge (Paragraf 13 MiLoG). Mehr zu Nachweisen von Nachunternehmern im Artikel Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung.

Bußgelder

Wer Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt bis zu 30.000 Euro (Paragraf 21 Abs. 1 Nr. 7 und Abs. 3 MiLoG). Wer den Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, riskiert bis zu 500.000 Euro. Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro kann der Betrieb von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden (Paragraf 19 MiLoG).

Zeiterfassung allgemein

Unabhängig vom MiLoG hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach Paragraf 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung als Regelfall ist geplant, aber noch nicht beschlossen.

Das Problem in der Praxis: der Stundenzettel im Fahrzeug

Die Frist von sieben Tagen ist selten das Problem, wenn die Zeiten am selben Tag erfasst werden. Probleme entstehen, wenn Stundenzettel gesammelt, im Fahrzeug vergessen und am Monatsende im Büro abgetippt werden. Dann fehlen bei einer Prüfung Tage, Beginn und Ende sind nachträglich geschätzt, und die Abendstunde im Büro kostet zusätzlich. Mit einer Erfassung in der App am Einsatzort ist die Frist eingehalten, sobald der Monteur auf Speichern tippt.

In werkkern

werkkern erfasst Zeiten in der Monteur-App je Einsatz mit Beginn, Ende und Pausen, auch an der Stempeluhr im Betrieb, warnt vor Ablauf der Sieben-Tage-Frist, führt Freigabe und Arbeitszeitkonten und hält die Aufzeichnungen zwei Jahre unveränderbar vor. Mehr unter Zeiterfassung.